Privacy

1. Wie zijn wij?

Roastr
Geluwestraat 108
8980 Zonnebeke
West-Vlaanderen, België
Telefoon: +32 476 73 73 76
KBO-nummer: 0884.091.256

Roastr hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en aan het respecteren van jouw privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, op basis van welke rechtsgronden wij deze verwerken, hoelang wij deze bewaren en welke rechten jij hebt.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel AVG of GDPR genoemd, en de Belgische uitvoeringswetgeving.

 

2. Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens verzamelen wanneer:

  • je onze website bezoekt;
  • je contact met ons opneemt via telefoon, e-mail of het contactformulier;
  • je een offerte of informatie aanvraagt;
  • je een bestelling plaatst of gebruikmaakt van onze diensten;
  • je cookies aanvaardt via onze website;
  • je embedded video’s of andere externe inhoud bekijkt;
  • je gebruikmaakt van socialmediakoppelingen of doorklikt naar externe platformen.

 

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.

 
3.1 Identificatie- en contactgegevens
  • naam en voornaam;
  • adres;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;

andere informatie die je zelf aan ons bezorgt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch.

 
3.2 Gegevens van ondernemingen

Wanneer je handelt in naam van een onderneming, kunnen wij ook de volgende gegevens verwerken:

  • naam van de onderneming;
  • maatschappelijke zetel;
  • ondernemingsnummer of btw-nummer;
  • functie en contactgegevens van de contactpersoon.
 
3.3 Gegevens uit het contactformulier

Wanneer je het contactformulier invult, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • naam;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • onderwerp van de aanvraag;
  • inhoud van het bericht;
  • eventuele andere informatie die je vrijwillig verstrekt.
 
3.4 Technische gegevens en websitegegevens

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij, afhankelijk van jouw cookiekeuzes, onder meer de volgende gegevens verwerken:

  • IP-adres;
  • apparaat- en browsergegevens;
  • besturingssysteem;
  • schermresolutie;
  • cookievoorkeuren;
  • loggegevens;
  • datum en tijd van het bezoek;
  • bezochte pagina’s;
  • duur van het websitebezoek;
  • klik- en navigatiegedrag;
  • verwijzende website;
  • technische gegevens die nodig zijn voor de beveiliging van formulieren en het voorkomen van spam.

 

3.5 Gegevens voor analyse en marketing

Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, kunnen Google Analytics en Meta Pixel gegevens verzamelen over jouw gebruik van onze website. Dit kan onder meer betrekking hebben op bezochte pagina’s, interacties met de website, conversies, apparaatkenmerken en technische identificatoren.

 

4. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

 
4.1 Contact en communicatie
  • Wij verwerken jouw gegevens om:
  • jouw vragen te beantwoorden;
  • contact met je op te nemen;
  • informatie te verstrekken over onze producten of diensten;
  • jouw aanvraag correct te behandelen en op te volgen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om vragen en aanvragen te beantwoorden of, indien van toepassing, het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.

 

4.2 Contactformulier

De persoonsgegevens die je via het contactformulier verstrekt, worden gebruikt om:

  • jouw bericht te ontvangen en te beoordelen;
  • jouw aanvraag te beantwoorden;
  • bijkomende informatie op te vragen;
  • jouw aanvraag administratief en commercieel op te volgen;
  • misbruik of spam te voorkomen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek of, indien van toepassing, de uitvoering van een overeenkomst.

 

4.3 Offertes en klantenbeheer
  • Wij verwerken jouw gegevens om:
  • offertes op te maken en te versturen;
  • afspraken en aanvragen te behandelen;
  • klantendossiers aan te maken en op te volgen;
  • onze producten of diensten correct te leveren;
  • met jou te communiceren over de uitvoering van onze dienstverlening.

Rechtsgrond: het nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van een overeenkomst.

 

4.4 Bestellingen, uitvoering van diensten en facturatie

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor:

  • de verwerking en uitvoering van bestellingen;
  • de levering van producten of diensten;
  • administratieve opvolging;
  • facturatie en boekhouding;
  • betalingen en betalingsopvolging;
  • klantenservice en ondersteuning.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en de naleving van wettelijke verplichtingen.

 

4.5 Wettelijke en administratieve verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen.
Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

 

4.6 Websitewerking en beveiliging

Wij verwerken technische gegevens om:

onze website correct te laten functioneren;

de veiligheid en stabiliteit van de website te bewaken;

technische fouten op te sporen;

fraude, misbruik, spam en geautomatiseerde invoer te voorkomen;

jouw cookievoorkeuren te bewaren.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om een veilige en goed functionerende website aan te bieden en, voor niet-noodzakelijke cookies, jouw toestemming.

 

4.7 Google Analytics

Onze website kan gebruikmaken van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Met behulp van analytische cookies kunnen wij onder meer nagaan welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers door de website navigeren en hoe lang zij bepaalde pagina’s bekijken.
Deze informatie helpt ons om:

  • het gebruik van onze website te analyseren;
  • de werking en gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren;
  • technische of inhoudelijke problemen op te sporen;
  • onze producten, diensten en communicatie beter af te stemmen.

Voor analytische cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij vooraf jouw toestemming via de cookiebanner. Deverzamelde gegevens kunnen door Google of andere externe dienstverleners worden verwerkt.

Rechtsgrond: jouw toestemming.

 

4.8 Meta Pixel

Onze website kan gebruikmaken van Meta Pixel, een technologie van Meta die ons helpt om het gebruik van onze website en de resultaten van advertentiecampagnes te meten.
Meta Pixel kan worden gebruikt om:

  • na te gaan of advertenties tot een bezoek of actie op onze website leiden;
  • doelgroepen voor advertentiecampagnes samen te stellen;
  • advertenties beter af te stemmen op de interesses van gebruikers;
  • relevantere commerciële communicatie te tonen;
  • de doeltreffendheid van campagnes te analyseren.

Meta Pixel maakt gebruik van marketing- of trackingtechnologieën. Deze worden uitsluitend geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.
Rechtsgrond: jouw toestemming.

 

4.9 reCAPTCHA

Formulieren op onze website kunnen worden beveiligd met een antispam- of verificatiedienst zoals Google reCAPTCHA.
reCAPTCHA helpt ons om:

  • geautomatiseerde invoer te herkennen;
  • spam en misbruik te voorkomen;
  • de veiligheid van onze website en formulieren te verbeteren;
  • te beoordelen of een formulier door een persoon of een geautomatiseerd systeem wordt ingevuld.

Bij het gebruik van reCAPTCHA kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals jouw IP-adres, apparaat- en browsergegevens, tijdstip van gebruik en gegevens over jouw interactie met de website.
Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze website en formulieren te beveiligen. Wanneer hiervoor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën worden gebruikt, baseren wij de verwerking op jouw toestemming.

 

4.10 Embedded video’s en externe inhoud

Onze website kan embedded video’s of andere inhoud van externe dienstverleners bevatten, zoals YouTube, Vimeo of vergelijkbare platformen.
Wanneer je een embedded video bekijkt of met externe inhoud interageert, kan de externe aanbieder technische gegevens verzamelen, zoals:

  • jouw IP-adres;
  • browser- en apparaatgegevens;
  • gegevens over de bekeken inhoud;
  • gegevens over jouw interactie met de video of externe toepassing;
  • cookies of vergelijkbare identificatoren.

Voor zover dergelijke inhoud niet noodzakelijk is voor de werking van de website, wordt deze pas geladen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Op de verwerking door de externe aanbieder is ook het privacybeleid van die externe partij van toepassing.
Rechtsgrond: jouw toestemming.

 

4.11 Socialmediakoppelingen

Onze website kan links, knoppen of koppelingen bevatten naar sociale media, zoals Facebook, Instagram, LinkedIn of andere externe platformen.
Wanneer je op een dergelijke koppeling klikt, word je doorgestuurd naar het betrokken platform. Dat platform kan vervolgens persoonsgegevens verwerken overeenkomstig zijn eigen privacybeleid.
Wij gebruiken socialmediakoppelingen onder meer om:

  • onze onlinekanalen toegankelijk te maken;
  • informatie en inhoud te delen;
  • contact en interactie via sociale media mogelijk te maken.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe socialmediaplatformen jouw persoonsgegevens verwerken. Wij raden je aan om hun privacyverklaring en cookiebeleid te raadplegen.

 

5. Ben je verplicht om jouw gegevens mee te delen?

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om:

  • jouw vraag te kunnen beantwoorden;
  • jouw contactaanvraag te behandelen;
  • een offerte op te maken;
  • een bestelling of overeenkomst uit te voeren;
  • een factuur correct op te stellen;
  • aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wanneer je deze noodzakelijke gegevens niet verstrekt, is het mogelijk dat wij jouw aanvraag niet kunnen behandelen of onze producten of diensten niet correct kunnen leveren.
Voor verwerkingen die gebaseerd zijn op jouw toestemming, ben je niet verplicht om jouw gegevens mee te delen. Je kan jouw toestemming steeds weigeren of later intrekken.

 

6. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.
Wij kunnen jouw persoonsgegevens wel delen met dienstverleners en verwerkers die ons ondersteunen bij onze activiteiten, voor zover dit noodzakelijk is. Het kan onder meer gaan om:

  • website- en hostingproviders;
  • IT- en softwareleveranciers;
  • e-mail- en communicatiediensten;
  • boekhouders en administratieve dienstverleners;
  • betalings- en facturatiediensten;
  • leveranciers van analyse- en marketingdiensten, waaronder Google en Meta;
  • aanbieders van antispam- en beveiligingsdiensten, waaronder reCAPTCHA;
  • aanbieders van embedded video’s en externe inhoud;
  • andere technische of operationele partners die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

Met deze partijen maken wij, waar nodig, passende afspraken over de bescherming van jouw persoonsgegevens.
Wij kunnen jouw gegevens ook delen:

  • wanneer dit wettelijk verplicht is;
  • op verzoek van een bevoegde overheidsinstantie of gerechtelijke autoriteit;
  • wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven;
  • wanneer dit noodzakelijk is om onze rechten of die van anderen te beschermen.

 

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In principe verwerken wij jouw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte.
Bepaalde externe dienstverleners, waaronder aanbieders van analytische, marketing-, beveiligings-, video- of socialmediadiensten, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en met passende waarborgen. Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
  • goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
  • aanvullende technische en organisatorische maatregelen;
  • andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen.

 

8. Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.
In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

  • contactaanvragen en gewone correspondentie: maximaal 12 maanden na de laatste betekenisvolle communicatie, tenzij verdere opvolging nodig is;
  • offerteaanvragen: maximaal 24 maanden na verzending of afsluiting van het dossier;
  • klant-, bestel- en facturatiegegevens: gedurende de termijn die vereist is volgens de toepasselijke boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen;
  • gegevens uit het contactformulier: zolang dit nodig is om de aanvraag te behandelen en op te volgen, met een gebruikelijke maximale termijn van 12 maanden na de laatste betekenisvolle communicatie;
  • analytische gegevens: volgens de ingestelde bewaartermijnen binnen Google Analytics en de toepasselijke cookie-instellingen;
  • marketing- en trackinggegevens: volgens de bewaartermijnen van de betrokken cookies en externe dienstverleners, of tot je jouw toestemming intrekt;
  • beveiligings- en reCAPTCHA-gegevens: zolang dit noodzakelijk is om misbruik, spam of beveiligingsincidenten te voorkomen en te onderzoeken;
  • cookiegegevens: volgens de bewaartermijn die geldt voor elke afzonderlijke cookie of cookiecategorie.

Wanneer de bewaartermijn verstreken is, verwijderen of anonimiseren wij jouw persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

 

9. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • recht op inzage in jouw persoonsgegevens;
  • recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
  • recht op wissing van jouw persoonsgegevens;
  • recht op beperking van de verwerking;
  • recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • recht om jouw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming berust;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover wettelijk van toepassing.

Je kan steeds bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.

Je kan jouw toestemming voor cookies intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen op onze website. Het intrekken van jouw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.
Je kan jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan dit privacybeleid.
Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om jouw identiteit op passende wijze te verifiëren. Wij behandelen jouw verzoek binnen de wettelijke termijnen.

 

10. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

 

11. Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • verlies;
  • misbruik;
  • onbevoegde toegang;
  • ongeoorloofde wijziging;
  • onrechtmatige verwerking;
  • ongeoorloofde bekendmaking;
  • onbedoelde vernietiging.

Deze maatregelen worden afgestemd op de aard van de persoonsgegevens, de omvang en context van de verwerking en de mogelijke risico’s voor jouw rechten en vrijheden.
Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen nemen, kan geen enkele methode van elektronische opslag of gegevensoverdracht volledige veiligheid garanderen.

 

12. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en gelijkaardige technologieën.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw toestel worden geplaatst om de website goed te laten functioneren, jouw voorkeuren te onthouden, het websitegebruik te analyseren of advertenties en communicatie beter af te stemmen.
Wij kunnen gebruikmaken van de volgende categorieën cookies:

 

12.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de goede en veilige werking van de website. Ze kunnen onder meer worden gebruikt om jouw cookievoorkeuren te bewaren, formulieren te beveiligen en essentiële functies aan te bieden.
Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

 

12.2 Voorkeurscookies

Deze cookies onthouden bepaalde keuzes en instellingen, zodat de website beter op jouw voorkeuren kan worden afgestemd.

 

12.3 Analytische cookies

Analytische cookies, waaronder cookies van Google Analytics, helpen ons om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de werking, inhoud en gebruiksvriendelijkheid ervan te verbeteren.

 

12.4 Marketing- en trackingcookies

Marketing- en trackingcookies, waaronder cookies die verband houden met Meta Pixel, kunnen worden gebruikt om:
advertentiecampagnes te meten;
conversies te registreren;
advertenties beter af te stemmen;
relevantere communicatie te tonen;
doelgroepen voor advertenties samen te stellen.

 

12.5 Cookies van externe inhoud

Embedded video’s, socialmediakoppelingen en andere externe inhoud kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken zodra je deze inhoud activeert of ermee interageert.
Voor voorkeurs-, analytische, marketing- en andere niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf jouw toestemming via de cookiebanner.
Je kan jouw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of jouw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan gevolgen hebben voor de werking of beschikbaarheid van bepaalde onderdelen van de website.
Meer informatie over de concrete cookies, hun aanbieder, doel en bewaartermijn kan worden opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid of in de instellingen van de cookiebanner.

 

13. Externe links

Onze website kan links bevatten naar externe websites, socialmediaplatformen, videodiensten of andere diensten van derden.
Wanneer je op een externe link klikt, verlaat je onze website. Wij hebben geen controle over de inhoud, beveiliging, beschikbaarheid of privacypraktijken van externe websites en zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze partijen persoonsgegevens verwerken.
Op de verwerking door deze externe partijen zijn hun eigen privacybeleid, cookiebeleid en gebruiksvoorwaarden van toepassing. Wij raden je aan om deze documenten te raadplegen voordat je persoonsgegevens aan een externe partij verstrekt.

 

14. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, website, gebruikte technologieën of toepasselijke wetgeving veranderen.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Wij raden je aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

 

15. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid, de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van jouw rechten kan je contact opnemen met:
Roastr
Geluwestraat 108
8980 Zonnebeke
West-Vlaanderen, België
Telefoon: +32 476 73 73 76
KBO-nummer: 0884.091.256